Как отель и апартаменты «Визави» усилили внутренний сервис с помощью Шаникс
У «Визави» — гостиница и два объекта апартаментов в Екатеринбурге и В. Пышме. Команда уже работала с внутренними заявками, но хотела сделать процесс более управляемым и прозрачным. Шаникс стал единым инструментом для всех трёх объектов.
«Визави» — это отель и апартаменты, где важна слаженная работа нескольких служб. Внутренние обращения здесь возникают постоянно: где-то нужно оперативно решить вопрос по номеру, где-то передать задачу в техническую службу, где-то проконтролировать выполнение хозяйственных работ.
Читать подробнее Свернуть
Когда объектов несколько, а задач много, особенно ценным становится единый инструмент, который помогает видеть общую картину и спокойно вести работу в течение дня.
До внедрения системы внутренние заявки фиксировались в Excel. Документ передавался от смены к смене, некоторые задачи ставились устно. Раз в неделю таблицу направляли руководителю, чтобы можно было посмотреть общую ситуацию.
Это был рабочий формат, но со временем стало понятно: при таком объёме обращений команде нужен более удобный и прозрачный процесс.
Особенность управления несколькими объектами — в том, что каждая площадка работает в своём ритме, но руководитель должен видеть общую ситуацию сразу по всем. Без единого инструмента это требует постоянного переключения между файлами и источниками информации, что отнимает время и создаёт риск потери важных деталей при пересменке.
Внутренние обращения в «Визави» охватывают разные направления: технические вопросы, хозяйственные задачи, обращения, связанные с номерным фондом. Каждая категория предполагает своего исполнителя и своё ожидаемое время реакции — поэтому прозрачность в распределении задач между службами особенно важна.
Что изменилось в работе с заявками
Excel — рабочий инструмент, но когда объём задач и число объектов растут, он начинает сдерживать прозрачность. Ниже — конкретные точки, в которых работа «Визави» изменилась после перехода на единую систему.
До Шаникс
- Заявки в Excel, от смены к смене
- Часть задач ставилась устно — без фиксации
- Сводка руководителю — раз в неделю
- Нет оперативного контроля исполнения
- История заявок не сохраняется — только текущая таблица
После Шаникс
- Единая система для всех трёх объектов
- Каждая задача фиксируется и назначается исполнителю
- Руководитель видит статус онлайн в любое время
- Все службы в одном информационном поле
- История каждой заявки хранится и доступна в любой момент
Изначально Шаникс появился как инструмент для ИТ-заявок. Затем команда начала использовать его шире — как единое пространство для всех внутренних обращений.
Сотрудники работают через мобильное приложение прямо на смене, руководитель при необходимости подключается через браузер. Такой подход позволяет каждому использовать удобный для него формат — без перехода на единое устройство и без изменения привычного рабочего ритма.
Служба приёма и размещения или сотрудник фиксирует обращение в системе. Гибкий ввод: можно сначала по телефону, затем в систему.
Сотрудники на смене быстро принимают и передают обращения через приложение. Руководитель следит за статусом онлайн через браузер.
Руководитель при необходимости сразу подключается или даёт поручения — без звонков и ожидания еженедельной сводки.
После выполнения заявка закрывается исполнителем, и вся история обращений сохраняется в системе. Руководитель может вернуться к ней в любой момент и посмотреть, что и когда было выполнено на каждом из объектов.
Что изменилось после внедрения
1 Понятный контроль руководителя Статус задач — онлайн, не раз в неделю
У руководителя появился более понятный контроль за исполнением заявок. Теперь не нужно ждать итоговой сводки — статус задач и ход работы видны в процессе, в любое время и с любого устройства.
Особенно это заметно при работе с несколькими объектами одновременно: вместо того чтобы обзванивать каждую площадку по очереди, руководитель открывает общий список и сразу видит актуальную картину по всем трём.
2 Упрощённое взаимодействие служб Единое поле для приёма, техники и руководства
Служба приёма и размещения, техническая служба и руководитель работают в одном информационном поле и видят одну и ту же картину по обращениям — без дублирования и переспросов.
Когда новая задача появляется в системе, нужный специалист видит её сразу — без промежуточных звонков через ресепшн. Это особенно важно в часы пик, когда у каждого сотрудника и без того достаточно работы.
3 Заявки быстрее доходят до исполнителей Назначение и отслеживание — сразу в системе
Когда задача сразу появляется в системе, её проще оперативно передать нужному сотруднику и отследить выполнение — без звонков, устных поручений и уточнений «а кто это взял?».
Сотрудник видит задачу в приложении, принимает её в работу и отмечает выполнение — каждый этап фиксируется. Если что-то задерживается, это становится видно сразу, а не по итогам смены.
4 Повысилось качество исполнения Ясный процесс — меньше ошибок и потерь
Заявку видно, по ней можно уточнить детали, её можно распределить онлайн, а статус всегда показывает, на каком этапе она находится. Ясный процесс сам по себе снижает количество ошибок и потерь.
В гостиничном хозяйстве это важно вдвойне: ошибка во внутренней задаче может напрямую отразиться на комфорте гостей. Чёткий процесс минимизирует риск того, что что-то будет упущено или сделано неправильно.
5 История обращений всегда под рукой Каждая задача фиксируется и сохраняется в системе
В «Визави» к системе подключены разные роли — служба приёма и размещения, технические специалисты, руководство. Каждый использует Шаникс в своём рабочем контексте и находит в нём свою ценность.
«Стало проще работать с заявками в течение дня. Когда всё фиксируется в системе, уже не нужно держать многое в голове или отдельно уточнять, что передано, а что ещё в работе».
«Для меня главное — видеть заявки онлайн и быстро понимать, где нужно подключиться. Когда вся информация собрана в одном месте, проще и контролировать, и быстрее давать задачи в работу».
«Нам был нужен понятный инструмент — без лишней сложности, но с хорошим контролем. Шаникс помог сделать процесс более прозрачным и удобным для всей команды».
Каждая из этих цифр — не просто результат, а отражение конкретного изменения в ежедневной работе. «Реакция быстрее» означает, что задача доходит до исполнителя раньше. «Потеря заявок — 0» означает, что ни одно обращение больше не теряется при пересменке. «Прозрачность» означает, что руководитель видит ситуацию онлайн — без необходимости собирать информацию вручную.
После внедрения Шаникс работа с внутренними заявками в «Визави» стала более прозрачной для руководителя, более удобной для сотрудников и более быстрой в ежедневном исполнении. Команда получила единое пространство для трёх объектов.
Почему этот кейс важен Свернуть
Это история не про то, что процесс нужно было срочно спасать. Команда «Визави» уже работала с внутренними заявками и искала способ сделать это более удобно. Такой подход — про постоянное улучшение, а не экстренное спасение.
Когда внутренние процессы устроены спокойно и понятно, это положительно влияет и на скорость реакции, и на взаимодействие сотрудников, и на общий порядок в работе. Шаникс стал для команды рабочим инструментом, который помогает держать внутренний сервис под контролем сразу на нескольких объектах.
Ещё один важный момент: система объединила не просто три адреса, а три рабочих команды с разным ритмом. Каждый объект продолжает работать самостоятельно, но руководитель видит общую картину в одном интерфейсе. Это особенно ценно, когда нужно быстро оценить нагрузку и расставить приоритеты — без дополнительных звонков и уточнений по каждому из объектов.
Готовы навести порядок?
Оставьте заявку, и мы поможем запустить систему за 1 день. Никаких сложных интеграций.