События: автоматическое создание заявок

Что это

События — инструмент, который по расписанию или по условию сам создаёт заявки с нужными параметрами. Вы один раз задаёте правила — дальше система делает рутинную работу без участия сотрудников.

Зачем это нужно

• Меньше ручной работы: повторяющиеся задачи запускаются автоматически.
• Дисциплина и сроки: регламентные работы не забываются, SLA соблюдается.
• Точность данных: заявки создаются сразу с нужными чек-листами, заметками и клиентом.

Как это работает

1. Задайте три вещи:

• Когда: по расписанию (ежедневно/еженедельно/ежемесячно/по дате) или по условию (например, «за 14 дней до истечения договора»).
• Что создать: рабочий процесс, заметки, чек-листы
• Кто участвует: исполнитель(и), ответственный, клиент/объект.

2. Срабатывание: в нужный момент система создаёт заявку по заданному правилу.

3. Включение в процесс: заявка сразу попадает в общий список и в личные кабинеты участников.

Что настраивается в событии

• Триггер: дата/время, расписание.
• Объект/клиент: конкретный клиент, объект обслуживания.
• Исполнитель: сотрудник, ответственный, наблюдатели (если нужны).
• Содержание: тема заявки, заметки к заявки, чек-лист, вложения.
• Приоритет и SLA: задаются автоматически согласно рабочему процессу.
  
  

Примеры сценариев

• Плановое обслуживание оборудования: «каждый 1-й вторник месяца создать заявку по объекту Х, чек-лист — ТО-12».
• Продление договоров: «за 30 дней до окончания договора клиента Y создать заявку с чек-листом согласований».
• IT-рутина: «каждый понедельник — аудит резервных копий, исполнитель: дежурная смена».
• Оповещения по SLA: Автоматически согласно рабочему процессу.
  
  

Рекомендации

• Называйте события понятно: «ТО кондиционеров — офис А, ежемесячно».
• Держите чек-листы короткими: 5–10 пунктов, только критичное.
• Назначьте ответственного: у события должен быть ответственный за содержимое.
• Тестовый прогон: сначала создайте «черновик» на ближайшее время и убедитесь, что всё ок.
  
  

Права и контроль

• Кто может создавать: сотрудник с настроеными правами доступа.
• Журнал действий: в карточке заявки указан источник «Событие».
• Оповещения: участники получают стандартные уведомления о новой заявке.
  
  

Частые вопросы

Можно ли временно отключить событие?
— Да, событие можно приостановить без удаления настроек.

Что увидит клиент?
— То же, что и по обычной заявке: уведомление о создании заявки.